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新年开工高效起来!11招教你避开糟糕会议

新年开工高效起来!11招教你避开糟糕会议

文/Ken Norton    谷歌风投产品合伙人

对于我们大部分人和大部分的团队来说,开会往往是一天中最没有产出的部分。即便如此,还是有许多人被困在各式各样的会议中。开会文化滋生出更多的会议,不断向下循环,让人们毫无作为、斗志全失。

作为前谷歌日历的产品经理,我看到过许多人处理会议的方法;而现在作为谷歌风投的一位合伙人,我直接与100多家创业公司接触;我甚至教过别人怎样把会别开得那么糟糕。阅“会”无数之后,我来给出几条建议吧!

1
别开“签到会”

好吧,你肯定经历过“让我们坐在一块,让每个人谈一下你们进度吧!”这种会议完全是浪费时间而且早就过时了——过去,经理们用这种方法来确保每个员工都在干活。

事实上,大部分的状态更新只是跟会上的一两个人有关系,而其他人都是在眼巴巴地等着轮到自己说话。这种方式完全可以用在线聊天工具,更小范围的对话和邮件来代替。

2
保持“一对一汇报”的神圣感

经理们每天都忙着开会,经常取消或者延后一对一的汇报时间。但是,一对一汇报才是你日常工作中最重要的部分:它们不是为你而生,而是为了你的员工而生的。

作为经理,你的工作就是作出决策、清除障碍,并且让员工们有价值感。保证一对一的汇报时间,能够让员工们感觉到他们被关注和尊重。

3
每次会议必须有一个主人

这个人应该负责表达这次会议的目的和日程,告诉大家谁是这次会上的决策人,并且安排后续工作、发送会议纪要等等。一个有意义的会议不应该出现“这是谁组织的?”这样的问题。

除此之外,还要提前告知大家会议的目的和日程是什么:谁来下决定?哪些人参会?毕竟,没有人愿意在一头雾水的情况下走进会议室。另外,还要鼓励员工用脚投票——让他们有权拒绝参加那些连目的、日程和负责人都不明确的会议。

4
你忙,不代表你重要

很多经理人觉得忙碌显得他们很重要,于是就疯狂地用会议把自己的日历填满。但是,你是一个经理人,不是一个职业参会者好吗?这种做法只会让你的团队找不到你。如果你不是必须参加这个会议,拒绝掉就是了。如果你没有被邀请参加某个会议,也不必觉得这是针对个人的;如果你觉得自己会对一个会议会产生贡献,就提前与组织者沟通。

5
给快速决策留出时间

如果需要迅速决策,就赶紧把决策者们组织起来。要建立一种快速反应的文化。不被繁琐的会议所困扰的另外一个优势就在于,你有许多时间可以处理此类紧急状况。

6
保持小范围会议

少于5个人的会议是理想的,研究显示,当一个会议参与人数多于7个时,开会效果就开始下降了。不是所有团队的人都要参加会议的,选出几个代表即可。如果你不知道怎么小范围地开会,那就重新思考一下你的会议目标是什么。当然,有些大范围的会议也是必不可少的,在这种会议之前,要明确发言人是谁,并且留出足够的问答时间。

7
考虑到每个会议的机会成本

这个会议会化掉公司多少钱?比如,一个16个人参与的2小时会议会化掉32人时的成本,这接近一个人一周的工作时间了。这次会议要比一个员工在一周之内做的工作更重要吗?你需要找到合适的方法,来提醒每个人一场会议可能消耗的成本。

8
别把别人的时间不当时间

好好想想开会要占用你的团队多少时间。借用别人的一个小时其实和向邻居借一把梯子一样。要礼貌地询问,在十分必要的时候才去借,还给别人的时候还要说“谢谢”。

不要试图组织一场超过60分钟的会议,把30分钟定为一个标准,你会发现自己有多高效。反过来,如果你是一个参会者,就不要碰手机和电脑,以示尊重。

9
可以不赞同,但是会执行

经理的存在就是解决分歧的。如果人们不能就一件事达成一致,那么就要迅速找到那个可以下决定的人。在健康的组织里,人们可以不赞同,但是会执行最后的决定。

10
结束了,那就是结束了

你还记不记得有多少次会上的人说,“好,现在我们还有20分钟的时间,让我们再说点什么?”这太荒谬了。如果你比平时早到家15分钟,你会一直坐在车里把这15分钟用掉吗?如果你提前达到了会议目标,那恭喜你做得好!赶紧结束会议,让其他人忙自己的工作吧。

11
让一切重新开始

有时候最好的方法就是摆脱会议这一负债,让一切重新开始。我参与的一家创新企业就采用了这个做法,从1月1日开始,他们把每周的固定会议取消了,除非一项会议是必须的,并且有明确的主持人和真正相关的参会者,它才会被重新开始执行。

而结果让每个人都惊讶。过去,每周的“状态更新”会议要持续3~4个小时,现在已经完全没有了,取而代之的是一些更小型、更快速的会议。这家公司省下了几千个小时的员工时间,而现在这些时间终于可以用在该用的地方了——工作!

来源 | Google Venture Library

编译 | 刘婕 本刊资深编辑

 
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